Pelatihan dan Pengembangan

A.                Pengertian Pelatihan dan Pengembangan

Dalam sebuah perusahaan diperlukan pelatihan dan pengembangan bagi sumber daya manusia agar para karyawan bisa paham dan mengerti atas pekerjaan mereka sehingga apa yang menjadi tujuan perusahaan bisa dengan cepat terlaksana dan mencapai target yang diharapkan.

Pengembangan lebih difokuskan pada peningkatan kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human relation) bagi manajemen tingkat atas dan manajemen tingkat menengah sedangkan pelatihan dimaksudkan untuk pegawai pada tingkat bawah (pelaksana).

Istilah pelatihan ditujukan pada pegawai pelaksana untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan teknis, sedangkan pengembangan ditujukan pada pegawai tingkat manajerial untuk meningkatkan kemampuan konseptual, kemampuan dalam mengambil keputusan, dan memperluas human relation.

Menurut Mariot Tua Efendi. H (2002), “Latihan dan pengembangan dapat didevenisikan sebagai usaha yang terencana dari organisasi untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan pegawai”. Selanjutnya Mario Tua Efendi. H menambahkan pelatihan dan pengembangan merupakan dua konsep yang sama, yaitu untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan.

Sjafri Mangkuprawira (2004), “Pelatihan bagi karyawan merupakan sebuah proses mengajarkan pengetahuan dan keahlian tertentu serta sikap agar karyawan semakin terampil dan mampu melaksanakan tanggung jawabnya dengan semakin baik, sesuai dengan standar. Dari berbagai macam pendapat para ahli diatas, dapat ditarik satu kesimpulan kalau pelatihan dan pengembangan bagi sumber daya manusia adalah suatu kegiatan untuk meningkatkan kapasitas sumber daya manusia agar bisa menjadi sumber daya yang berkualitas baik dari segi pengetahuan, keterampilan bekerja, tingkat profesionalisme yang tinggi dalam bekerja agar bisa meningkatkan kemampuan untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan yang baik.

B.                Jenis Program Pelatihan dan Pengembangan

Terdapat banyak pendekatan untuk pelatlian. Menurut (Simamora: 2006:278) ada lima jenis-jenis pelatihan yang dapat diselenggarakan :

1.    Pelatihan Keahlian

2.    Pelatihan Ulang

3.    Pelatihan Lintas Fungsional

4.    Pelatihan Tim

5.    Pelatihan Kreatifitas

C.                Orientasi Pekerja Baru

Orientasi Pegawai Baru adalah suatu kegiatan memperkenalkan pegawai baru kepada lingkungan perusahaan, peraturan yang ada didalam perusahaan

Beberapa tahap orientasi yang penting dilakukan, antara lain :

1.    Perkenalan

2.    Penjelasan Tujuan Perusahaan

3.    Sosialisasi Kebijakan

4.    Jalur Komunikasi

5.    Proses Monitoring

D.                Pelatihan dan Tahap-tahapnya

ü  Penentuan kebutuhan pelatihan SDM

Tujuan penentuan kebutuhan pelatihan SDM ini adalah untuk mengumpulkan sebanyak mungkin informasi yang relevan guna mengetahui data atau menentukan apakah perlu tidaknya dilakukan pelatihan SDM dalam organisasi tersebut.

ü  Mendesain program pelatihan SDM

Ketepatan metode pelatihan SDM tergantung pada tujuan yang hendak dicapai identifikasi mengenai apa yang diinginkan agar para pekerja harus mengetahui dan harus melakukan.

ü  Evaluasi efektifitas program pelatihan SDM

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menguji apakah pelatihan SDM tersebut efektif di dalam mencapai sasaran-sasarannya yang telah ditetapkan

E.                                        Pelatihan Formal dan Non-Formal

Pelatihan formal adalah pelatihan yang dilaksanakan secara formal (resmi) oleh organisasi atau perusahaan untuk para karyawan

1.    Metode pelatihan formal

a.    Belajar mandiri

b.    Metode belajar dikelas/ceramah

c.    Pelatihan ditempat kerja (on the job training)

d.   Unjuk kerja

e.    Simulasi

f.     Sistem magang

g.    Pelatihan vestibule

h.    Bermain peran

i.      Telaah kasus

j.      Pelatihan laboratorium

2.    Pelatihan Non Formal

Pelatihan nonformal adalah pelatihan yang diadakan untuk melengkapi pelatihan formal. Pelatihan formal tidak selalu dapat dilakukan, karna ia memerlukan biaya yang besar, waktu yang lama, dan tenaga kerja yang harus dibayar mahal dan sebagainya.

F.                 Pelatihan Supervisor, Pengembangan Team dan Pengembangan Bagan Organisasi

Tujuan dari pelatihan supervisi adalah untuk meningkatkan keterampilan-keterampilan pengawasan atau supervisi dan manajemen supaya membantu menejemen kepegawaian untuk melaksanakan pekerjaan melalui orang lain dan untuk membantu pegawai-pegawai dari manager dan supervisor agar bekerja lebih baik dan tangkas.

Ada dua jenis pelatihan, yaitu :

1.    Organization Development

Para manager dan supervisor tidak hanya bertanggung jawab pada pelatihan terhadap para pegawai secara perorangan untuk meningkatkan keteramplan kerja mereka, tetapi juga membantu meningkatkan kualitas hubungan kerja dari para pegawai.

2.                                          Sensitivity Training

Hubungan-hubungan kerja dalam kelompok kecil dan action research yang didasarkan pada pengumpulan data dan pengumpanya kembali kepada para peserta guna memampukan mereka untuk merubah perilakunya sendiri. Organisasi development memusatkan diri pada variable-variable proses yang terdiri dari manusiawi ketimbang dari hasil kerja itu sendiri.

G.               Arti dan Pentingnya Pengembangan Sumber Daya Manusia

Peranan dan arti penting sumber daya manusia dalam berbagai bidang, yaitu :

1)   Sumber Daya Manusia Pendidikan

Faktor pendidikan adalah faktor utama untuk mencetak sumber daya manusia yang berkompeten dan handal.

2)   Sumber Daya Manusia Pertanian

Peningkatan kualitas sumber daya manusia di bidang pertanian terus dilakukan oleh pemangku kebijakan (stakeholder) dalam hal ini adalah Departemen Pertanian RI. Pembangunan di sektor Pertanian meliputi peningkatan kualitas SDM petani melalui penyuluhan tata cara bertani yang baik, merupakan program DEPTAN dalam meningkatkan keterampilan dan pemahaman tentang pertanian pada para petani.

3)        Sumber Daya Manusia Bidang Kesehatan

Terdapat 3 simpul permasalahan SDM Kesehatan, yaitu :

a.    Masalah keterkaitan antara tugas jabatan dengan kompetensinya

b.    Masalah pengelolaan yang variatif khususnya dalam bidang reward, yang tergantung pada kemampuan daerah, dan

c.    Masalah ketidakseimbangan antara rekruitmen, pendayagunaan dan pembinaan di berbagai daerah khususnya daerah terpencil.

H.                     Pengembangan SDM Melalui Diklat

Dari sudut pandang langsung organisasi, pengembangan seseorang di tempat kerja dapat membantunya lebih kompeten melakukan pekerjaan. Ini akan makin meningkatkan mutu produktivitas diri produktivitas organisasi.

Strategi yang dapat ditempuh dalam pembinaan pengembangan SDM aparatur dimulai dari pengkajian kebutuhan  diklat (need assesment) untuk suatu program, persiapan dan pelaksanaan pendidikan, evaluasi pasca pelatihan, pemberdayaan serta dukungan anggaran yang memadai.

Selain itu pengembangan SDM melalui Diklat, diklat yang dilaksanakan harus dikembangkan dalam teknis pelaksanaannya. Sehingga diklat yang dilaksanakan harus berbasis inovatif sehingga pegawai merasa nyaman dan tertarik untuk mengikuti Diklat, Diklat jangan dijadikan objek laluan hanya sebatas pelaksanaan tanpa hasil maksimal, sudah semestinya Diklat adalah proses pencetakan kualitas SDM.

I.                   Pengembangan Melalui Mutasi/Promosi

Promosi adalah penghargaan dengan kenaikan jabatan dalam suatu organisasi ataupun instansi baik dalam pemerintahan maupun non pemerintah (swasta). Promosi merupakan kesempatan untuk berkembang dan maju yang dapat mendorong karyawan untuk lebih baik atau lebih bersemangat dalam melakukan suatu pekerjaan dalam lingkungan organisasi atau perusahaan.

1.    Pengertian Mutasi

Mutasi atau transfer menurut Wahyudi (1995) adalah perpindahan pekerjaan seseorang dalam suatu organisasi yang memiliki tingkat level yang sama dari posisi perkerjaan sebelum mengalami pindah kerja.

2.    Tujuan Mutasi

Tujuan mutasi menurut Mudjiono (2000) adalah sebagai berikut :

a.    Untuk meningkatkan poduktivitas kayawan

b.    Untuk menciptakan keseimbangan antar tenaga kerja dengan komposisi pekejaan atau jabatan

c.    Untuk memperluas atau menambah pengetahuan karyawan

d.   Untuk menghilangkan rasa bosan/jenuh tehadap pekerjaannya

e.    Untuk memberikan perangsang agar karyawan mau berupaya meningkatkan karir yang lebih tinggi

f.     Untuk alat pendorong agar spirit kerja meningkat melalui pesaingan terbuka

g.    Untuk menyesuaikan pekerjaan dengan kondisi fisik karyawan

3.    Sebab-sebab dan Alasan Mutasi

Sebab-sebab pelaksanaan mutasi menurut Siswandi (1999) digolongkan sebagai berikut :

a.    Permintaan Sendiri

Mutasi atas permintaan sendiri adalah mutasi yang dilakukan atasa keinginan sendiri dari karywan yang bersangkutan dan dengan mendapat persetujuan pimpinan organisasi. Mutasi pemintaan sendiri pada umumnya  hanya pemindahan jabatan yang peringkatnya sama baik, anatrbagian maupun pindah ke tempat lain.

b.    Alih Tugas Produktif (ATP)

Alih tugas produktif adalah mutasi karena kehendak pimpinanan perusahaan untuk meningkatkan produksi dengan menempatkan karywan yang bersangkutan ke jabatan atau pekerjannya yang sesuai dengan kecakapannya.

J.                  Pengembangan melalui GKM

1.    Definisi Gugus Kendali Mutu

Pengertian GKM di dalam perusahaan adalah sekelompok kecil karyawan yang terdiri dari 3-8 orang dari unit kerja yang sama, yang dengan sukarela secara berkala dan berkesinambungan mengadakan pertemuan untuk melakukan kegiatan pengendalian mutu di tempat kerjanya dengan menggunakan alat kendali mutu dan proses pemecahan masalah. Definisi lain GKM adalah sejumlah karyawan dengan pekerjaan yang sejenis yang bertemu secara berkala untuk membahas dan memecahkan masalah-masalah pekerjaan dan lingkungannya dengan tujuan meningkatkan mutu usaha dengan menggunakan perangkat kendali mutu.

2.    Mutu Usaha Secara Keseluruhan

a.    Produk, biaya, waktu dan penyediaan

b.    Keamanan, keselamatan dan kenyamanan kerja

c.    Metodologi kerja baik bagi kepentingan konsumen, maupun kepentingan pemerintah serta masyarakat pada umumnya

Sasaran GKM

a.    Meningkatkan kemampuan manajerial para karyawan operasional, agar tumbuh kebiasaan berpikir analitis

b.    Mendorong setiap karyawan agar mampu memberikan sumbangan pikiran yg berkaitan dengan pengendalian mutu, sehingga tercipta lingkungan kerja dimana karyawan sadar akan mutu, permasalahan dan merasa berkepentingan untuk memperbaikinya

c.    Meningkatkan moral karyawan dengan membuka kesempatan untuk berperan serta dalam mengembangkan mutu di unit kerjanya dengan didukung oleh pola hub karyawan dan atasan harmonis

d.   Mengarahkan agar setiap karyawan dapat terlibat dalam suatu bentuk kerjasama kel yang dinamis dalam usaha untuk mencari pemecahan masalah dalam mutu pelayanan/produk/mutu kerja      

Tujuan Umum GKM

a.    Meningkatkan keterlibatan karyawan anggota pada persoalan-persoalan pekerjaan dan paya pemecahannya

b.    Menggalang kerjasama kelompok (teamwork) yang lebih efektif

c.    Meningkatkan kemampuan memecahkan masalah

d.   Meningkatkan pengembangan pribadi dan kepemimpinan

K.               Pengembangan Melalui Waskat

1.    Pengorganisasian

Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang ataulebih yang bekerja bersama-sama dan secara formal terikat untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Suatu pengorganisasian yang baik harus memenuhi kriteria, antara lain :

a.    Proses pembentukan dan penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada upaya menciptakan organisasi yang efektif dan efisien

b.    Penyusunan struktur organisasi harus mengacu pada misi dan tujuanorganisasi

c.    Pendefinisian wewenang tanggung jawab untuk masing-masing jabatan harus seimbang dengan tugas dan fungsinya

d.   Penetapan pejabat harus sesuai dengan kriteria yang ditetapkan (kompetensi) untuk masing-masing jabatan

e.    Pendelegasian wewenang harus diikuti dengan tanggung jawab yang sesuai dengan tugas dan fungsinya

2.      Personil

Pembinaan personil merupakan upaya menjaga agar faktor sumber daya manusia yang menjalankan sistem dan prosedur satuan organisasi/kerja pemerintah memiliki kemampuan secara profesional dan moral sesuai dengan kebutuhan tugas dan tanggung jawabnya.

Kegiatan pembinaan personil dilakukan mulai dari proses rekruitmen sampai dengan pemberhentian, antara lain :

1.    Formasi pegawai harus ditentukan secara tepat

2.    Penerimaan dan penempatan pegawai harus didasarkan pada formasi yang lowong dengan seleksi yang obyektif

3.    Pendidikan dan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan, keahlian, dan keterampilan serta pengembangan karier pegawai

4.    Perencanaan dan pengembangan karier yang jelas

5.    Sistem penghargaan yang dapat memotivasi pegawai dan pemberian sanksi yang memiliki efek jera bagi pegawai

6.    Pemberhentian pegawai dilaksanakan sesuai dengan ketentuan yangberlaku

3.    Kebijakan

Kebijakan merupakan pedoman yang ditetapkan oleh pimpinan satuan organisasi/kerja untuk mendorong tercapainya tujuan satuan organisasi/kerja.

Suatu kebijakan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Jelas dan tertulis

b.    Dapat secara efektif dikomunikasikan kepada seluruh personil dalam organisasi

c.    Dapat memberikan motivasi pencapaian tujuan, program atau target

d.   Tidak boleh tumpang tindih dan harus ditinjau kembali secara berkala

e.    Transparan dan memberi unsur komunikasi timbal balik antara staf dengan pimpinan

f.     Dapat meningkatkan disiplin kerja para pegawai

g.    Konsisten dengan tujuan organisasi

h.    Konsisten dengan pola pemecahan masalah yang baku yang berlaku dalam organisasi

4.         Perencanaan

Perencanaan merupakan suatu proses penetapan tujuan serta langkah-langkah kegiatan yang akan dilakukan pada masa datang dengan sumber daya yang diperlukan dalam rangka mewujudkan pencapaian tujuan organisasi.

Suatu perencanaan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Merupakan jabaran dari tujuan

b.    Melibatkan semua pihak terkait

c.    Realistis

d.   Mempertimbangkan prinsip ekonomi

e.    Dikomunikasikan

f.     Dapat diukur

g.    Menjadi dasar pelaksanaan kegiatan

h.    Fleksibel

i.      Dapat digunakan sebagai unsur pengendalian

j.      Memperhitungkan risiko yang akan dihadapi

5.    Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan untuk melaksanakan aktivitas tertentu yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Prosedur yang baik mampu memberi kejelasan bagi personil yang melaksanakan.

Pelaksanaan suatu prosedur yang baik harus memperhatikan beberapa hal antara lain :

a.    Dapat menggambarkan kebijakan secara eksplisit

b.    Prosedur harus memiliki tujuan yang dapat diidentifikasi secara jelas

c.    Pengorganisasian prosedur harus dapat menunjang tercapainya tujuan prosedur

d.   Penyusunan prosedur harus didukung dengan kebijakan yang memadai

e.    Peraturan perundang-undangan yang terkait harus dipertimbangkan didalam penyusunan prosedur

f.     Penempatan personil dalam pelaksanaan prosedur harus memadai, baik kuantitas maupun kualitasnya

g.    Prosedur tidak terlalu rinci sehingga kaku, kecuali untuk kegiatan yang bersifat mekanis

h.    Sederhana, efisien, dan aman

i.      Kegiatan-kegiatan atau langkah-langkah di dalam prosedur harus terkoordinasi dan terdapat pengecekan internal di dalamnya

j.      Dituangkan secara tertulis dan mudah dimengerti

k.    Dikomunikasikan kepada semua pihak yang terkait

l.      Hasil pelaksanaan prosedur harus dibuatkan laporannya, dan

m.  Direview secara berkala

6.             Pencatatan

Pencatatan merupakan proses pendokumentasian transaksi/kejadian secara sistematis yang relevan dengan kepentingan organisasi instansi. Pencatatan juga mencakup proses pengolahan data yang diperoleh menjadi informasi dalam bentuk keluaran olahan data atau laporan.

Suatu pencatatan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi

b.    Prosedur pencatatan dan manualnya harus disusun dengan baik dan cermat

c.    Sistem pencatatan harus didukung dengan kebijakan yang jelas dan memadai

d.   Pencatatan harus menggunakan dokumen sumber, formulir, tabulasi,daftar-daftar statistik, dan buku-buku yang dirancang secara memadai

e.    Lengkap dan informatif

f.     Mentaati sistem dan prosedur kerja yang telah ditetapkan

g.    Diselenggarakan secara akurat dan tepat waktu

h.    Diselenggarakan secara sederhana, konsisten, runtut, dan terintegrasi

i.      Dipisahkan dari fungsi penguasaan dan fungsi penyimpanan

j.      Direview secara berkala

7.             Pelaporan

Pelaporan merupakan bentuk penyampaian informasi tertulis kepada unit kerja yang lebih tinggi (pemberi tugas) atau kepada instansi lainyang mempunyai garis kepentingan interaktif dengan instansi pembuat laporan. Pelaporan merupakan konsekuensi logis dari adanya pendelegasian wewenang. Secara fisik, laporan dapat berbentuk surat atau media lainnya.

Pelaporan yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

a.    Mengandung kebenaran, obyektif, dan dapat dibuktikan

b.    Jelas dan akurat

c.    Langsung mengenai sasaran

d.   Lengkap

e.    Tegas dan konsisten

f.     Tepat waktu

g.    Tepat Ordenerimanya, dan

h.    Mempertimbangkan faktor manfaat dan biaya

      

8. Supervisi dan Review Intern

Supervisi merupakan pengawasan unsur pimpinan terhadap pelaksanaan tugas yang dilaksanakan oleh stafnya. Review intern adalah suatu aktivitas untuk mengevaluasi pelaksanaan kebijakan, program, dan kegiatan yang telah ditetapkan yang dilakukan oleh pimpinan atau pejabat yang berwenang bersama-sama dengan staf pimpinan atau dilakukan oleh APIP terhadap pelaksanaan tugas yang diberikan.

1.      Supervisi yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

Ü  Bersifat pembinaan personil

Ü  Tidak mengganggu jalannya kegiatan organisas

Ü  Dilaksanakan oleh orang atau orang-orang yang memahami kegiatan yang disupervisi

Ü  Mampu meningkatkan kinerja yang berada dibawah standar, dan

Ü  Menggunakan metode atau instrumen yang tepat

2.      Review intern yang baik harus memenuhi beberapa kriteria berikut :

Ü  Dilakukan oleh pihak yang berkompeten dan independen

Ü  Dilakukan sesuai dengan kebutuhan

Ü  Ruang lingkup yang direview harus dirumuskan secara jelas

Ü  Dilakukan secara periodik atau waktu tertentu sesuai kebutuhan

Ü  Menekan perbaikan terhadap suatu kelemahan, bukan mencari kesalahan, dan

Ü  Harus dilaksanakan secara efisien dan ekonomis